Elektronische Signaturen und Zeitstempel

Die konventionelle Archivierung papierbasierter Patientendokumentation in Einrichtungen des deutschen Gesundheitswesens erzeugt jährlich Kosten in Höhe von ca. 2,5 Milliarden Euro. Der Anteil der originär elektronisch dokumentierten Patientenbehandlungen wächst zunehmend. Dies birgt neben vielen qualitativen Vorteilen wie einer schnelleren Verfügbarkeit und paralleler, standortunabhängiger Verwendbarkeit von Patientenakten ein enormes Einsparpotenzial im Gesundheitswesen. Voraussetzung dafür ist, dass die elektronische Dokumentation in digitalen Archiven über die gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren und länger ausschließlich elektronisch gespeichert wird. Meist führen Kliniken aus Unsicherheit, aufgrund unklarer Rechtsgrundlagen oder fehlender Referenz- bzw. Pilotprojekte weiterhin Papier- oder Mikrofilmarchive parallel zu digitalen Archiven. Dies ist jedoch weitestgehend unnötig. Rechtssicheres elektronisches Dokumentenmanagement und elektronische Langzeitarchivierung, welche den Anforderungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes genügen, sind aktuell umsetzbar. Technische und gesetzliche Grundlagen sowie Lösungen am Markt sind vorhanden. Elektronische Signaturen und Zeitstempel spielen bei der Umsetzung eine zentrale Rolle. Die notwendige Hardware (wie Signaturkarten, Kartenlesegeräte), Software und Dienstleistungen (Zeitstempeldienste, externe elektronische Archivierung) werden bereits von verschiedenen Firmen bzw. TrustCentern angeboten. Elektronische Zeitstempel verknüpfen authentisch und unverfälschbar Daten mit einem Datum. Elektronische Signaturen sind an elektronische Dokumente angehängte Daten oder kryptographische Transformationen, die es dem Empfänger ermöglichen, die Authentizität und die Integrität einer Dateneinheit festzustellen und die Daten gegen Fälschung (etwa durch den Empfänger) zu sichern. Somit gewährleisten sie die Vollständigkeit, Unverändertheit und die eindeutige Zuordnung des Autors von elektronischen Dokumenten auch während langer Aufbewahrungszeiträume. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieterakkreditierung bieten ein hohes Maß an Sicherheit über mindestens 30 Jahre hinweg. Dies gewährleisten gesetzliche Regelungen wie das Signaturgesetz (2001). In Verbindung mit §126 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch und §371a Zivilprozessordnung besitzen qualifiziert elektronisch signierte Dokumente den gleichen Beweiswert wie Papierdokumente mit Unterschrift (Urkunden).
Die Mikroverfilmung wird gemeinhin als Ersatz für eine Papierarchivierung angesehen. Dies basiert jedoch auf keiner rechtlichen Grundlage und bietet entgegen weithin verbreiteter Meinungen kein höheres Maß an Rechtssicherheit. Die Vermeidung von Medienbrüchen und der Einsatz von elektronischen Signaturen für originär elektronisch erzeugte Dokumente sollten demnach Ziel der Einrichtungen im Gesundheitswesen sein. Die Umsetzung elektronischer Sig­naturen in Prozessen der Patientenversorgung stellt für Kliniken eine Herausforderung dar. Die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist mit finanzieller und organisatorischer Anstrengung verbunden. Verschiedene Verfahren bergen unterschiedlichen Aufwand und erzeugen Dokumentation mit unterschiedlich hohem Beweiswert. Der Beweiswert beeinflusst die Wahrscheinlichkeit, eine Tatsache in einem Prozess vor Gericht beweisen zu können. So hat der Beweis durch Sachverständige einen höheren Beweiswert als die Aussagen von Zeugen. Eine Übersicht bezüglich des Beweiswertes verschiedener Verfahren bietet die Grafik (S.16). Der Großteil der möglichen elektronischen Verfahren unterliegt vor Gericht der freien Beweiswürdigung durch den Richter. Je nach Ausgestaltung bei der Umsetzung kann der Beweiswert dieser Verfahren verschieden ausfallen. Darüber hinaus sind durch das Gesetz Beweisregeln definiert. Beweismittel wie Urkunden, zu denen Beweisregeln bestehen (Erklärungen, die beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur bestätigt wurden), besitzen einen höheren Beweiswert als Beweismittel, die der freien Beweiswürdigung unterliegen. Herauszuheben ist, dass die freie Beweiswürdigung vor Gericht kein minderwertiges Mittel der Beweisführung darstellt.
Somit ist es sinnvoll, zu prüfen, welche Dokumente einer elektronischen Patientenakte mit welcher Qualität einer elektronischen Signatur zu versehen sind. Die hierfür zu beachtenden gesetzlichen Regelungen sind im Hinblick auf die Signatur- bzw. Unterschriftsnotwendigkeit im Gesundheitswesen unübersichtlich und uneinheitlich.In enger Zusammenarbeit mit Fachleuten aus Kliniken, Hochschulen, Ärztekammern und Krankenhausgesellschaften sowie Rechtsexperten sind die „Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens“ des Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG) entstanden. Detailliert wird in der Publikation dargestellt, wie elektronische Signaturen und Zeitstempel beim Umstieg auf das papierlose Krankenhaus verwendet werden sollten. Die pragmatische und individuell verwendbare Empfehlung nimmt eine Klassifizierung von nahezu allen patientenbezogenen Dokumenten vor, die im Klinikalltag anfallen, spricht anhand einer Systematik Archivierungs- und Signaturempfehlungen aus und gibt Hinweise zum ersetzenden Scannen von papierbasierten Patientenakten. Ergänzend wurden die sogenannten „Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen Signaturen im Gesundheitswesen“ formuliert. Sie bilden die Quintessenz der Empfehlung.Um die flächendeckende Einführung der elektronischen Signatur im Gesundheits- und Sozialwesen voranzubringen, wurde das CCESigG im März 2009 gegründet. Hauptziel des Vereins ist es, plausible Methoden und erprobte Lösungen zu erarbeiten, um praktische Anwendungen von elektronischen Signaturen zu unterstützen. Als neutrale Plattform wird hier die zügige Verbreitung der Effizienzvorteile sicherer digitaler Kommunikation im Gesundheitswesen bestärkt, damit diese allen Beteiligten zugute kommen. Aufbauend auf der Systematik bezüglich der Signaturnotwendigkeit erarbeitet das CCESigG unter anderem nun praxisnahe Empfehlungen bezüglich der konkreten Anwendung der elektronischen Signatur in Prozessen. 
Damit zukünftige Ergebnisse auf eine noch breitere Basis gestellt werden und die Einbettung von Signaturlösungen in die Standards der KIS-Anbieter unterstützt wird, erhofft sich das CCESigG als neutrale Plattform den Ausbau seiner Mitglieder und der Kooperationen mit Einrichtungen des Gesundheitswesens, Herstellern, Beratern, TrustCentern und Dienstleistern. Gleichzeitig bietet es einen Wissensvorsprung für Mitglieder, die Möglichkeit zum Austausch mit Anwendern und Anbietern und den Zugriff auf Erfahrungen bezüglich der Umsetzung von elektronischen Signaturen in der Praxis. Das CCESigG (www.ccesigg.de) wird durch das Niedersächsische Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr gefördert und bündelt die Interessen aller Mitglieder.