Online zum Wunschtermin

Annegret Manthey kann sich ein Leben ohne Online-Terminplaner nicht mehr vorstellen. „Für unsere elf Fachärzte müssten wir sonst zwei Telefonistinnen  einstellen, die sich ausschließlich um die Buchung von Terminen kümmern“, weiß die Praxis-Managerin der Praxisgemeinschaft am Goetheplatz in Frankfurt am Main. Die Frauenarztpraxis zählt zu den Pionieren bei der Terminvergabe über das Internet.

Gut die Hälfte aller Termine buchen ihre Patienten bereits am Bildschirm – rund um die Uhr, bequem von zu Hause aus oder diskret am Arbeitsplatz.Noch scheuen viele Mediziner in Deutschland die Einrichtung eines Online-Terminkalenders. Dabei verfügt bereits ein großer Teil der niedergelassenen Ärzte über eine eigene Homepage – auf der sich ein elektronischer Kalender einrichten lässt. Eine Erhe­bung der Stiftung Gesundheit unter 45000 niedergelassenen Ärzten ergab, dass bereits über die Hälfte von ihnen eine eigene Internetpräsenz hat.Der Online-Terminplaner ist nicht nur ein Service für den fes­ten Patientenstamm, er eignet sich auch zur Akquise von Neukunden. „Patienten, die auf der Suche nach einem Sprechstundentermin unentschlossen von einer Arzt-Homepage zur nächsten springen, können durch den Online-Kalender gebunden werden“, erklärt Hartwig Schulz, Geschäftsführer von Schulz und Löw Consulting. Schulz hat für die Frankfurter Gemeinschaftspraxis den Online-Kalender „Terminland“ entwickelt. Hat sich der Patient einmal entschieden, den Online-Terminplaner aufzurufen, wird er Schritt für Schritt durch ein Menü geführt, in dem er der Reihe nach verschiedene Fragen beantworten muss. Abgefragt wird zum Beispiel, zu welchem Arzt der Patient möchte, und ob er zum ersten Mal in die Praxis kommt. Das System berück­sichtigt den zusätzlichen Zeitaufwand beim ersten Besuch und schlägt dem Patienten dann passende Termine vor. 

Der Terminplaner fragt auch die Versicherungsart ab. „Für unsere Privatpatientinnen haben wir spezielle Sprechstunden am Abend reserviert“, erklärt die Praxis-Managerin Manthey, „weil viele von ihnen in der nahe gelegenen Europäischen Zentralbank arbeiten und gerne nach Dienstschluss kommen möchten.“ Das Sys­tem kann – je nach Einstellung durch den Arzt – den Privatpatienten auch besonders langfristige oder extrem kurzfristige Termine anbieten. Außerdem kann der Online-Planer so eingestellt werden, dass Privatpatienten ihre Termine direkt, gesetzlich Ver­sicherte aber nur unter Vorbehalt buchen dürfen. Mit diesen Maßnahmen soll den Ärzten dabei geholfen werden, den Anteil ihrer Privatpatienten zu steigern. Den gesetzlich Versicherten können über die Online-Vergabe außerdem gezielt IGeL-Leistungen angeboten werden. Als Letztes sucht der Online-Bucher die gewünschte Behandlungsart aus einer Liste aus, die der Arzt individuell zusammenstellen kann. Hat der Patient alle Angaben gemacht, wird ihm am Bildschirm eine Auswahl an Terminen präsentiert. Per E-Mail erhält er eine Buchungsbestätigung, und bei Bedarf kann er den Termin auch online stornieren.

In der Arztpraxis kann die Terminbuchung auf mehreren Wegen ankommen. Die Praxis-Managerin Manthey zum Beispiel hat jederzeit den Überblick über alle neuen Termine, weil sie für ihre interne Planung denselben Browser-basierten Online-Terminplaner verwendet wie ihre Patientinnen. „Wir haben die vollständige Sicht auf den Kalender, die Patientinnen bekommen nur ausgewählte Termine angezeigt“, erklärt sie. Da bereits 50 Prozent der Termine über die Online-Buchung erfolgen, reduziert sich der Verwaltungsaufwand für die Praxis erheblich. Doch diese Art der Terminplanung ist noch die Ausnahme. „Die meisten unserer Kunden planen noch mit Papier“, sagt Tycho Möncks, dessen Buchungssystem „Online-Termine“ bei rund 250 Ärzten im Einsatz ist. Auch die Terminpflege mit der Praxisverwaltungssoftware (PVS) ist beliebt. Viele Ärzte verzichten außerdem aus Sicherheitsgründen zurzeit noch auf eine Internetanbindung ihrer Praxis. „Zwei Drittel der Terminland-Kunden nehmen deshalb einen Medienbruch in Kauf und lassen sich von uns per Fax bei jeder Buchung benachrichtigen“, sagt Schulz. Die Praxismitarbeiter übernehmen dann die Termine in ihre Planungssysteme.  

Neben der klassischen Terminvergabe bieten die Online-Buchungssys­teme noch weitere Möglichkeiten. Die Software von Terminland zum Beispiel bietet die Online-Bestellung von Wie­derholungsrezepten an. Die Patienten können das Rezept online bestellen und dann am nächsten Tag in der Praxis abholen. Bei Online-Termine.de ist innerhalb des Terminplaners ein geschlossener Bereich in Planung. Dort sollen sich Patienten einmal mit einem Kennwort anmelden können, um online Dokumente zur Verfügung gestellt zu bekommen. Wenn zum Beispiel ein Patient ein Attest für eine Reiserück­trittsversicherung benötigt, meldet er sich im System an, begleicht die Rechnung für das Attest und bekommt im Anschluss das signierte Dokument zum Herunterladen bereitgestellt. Noch Zukunftsmusik ist die Anbindung der Online-Terminplaner an die PVS, sodass ein automatischer Datenabgleich zwischen beiden Kalendern erfolgen könnte. Annegret Manthey jedenfalls ist überzeugt von ihrem Online-Terminplaner: „Er schont unsere Nerven, das ist für mich das Wichtigste!“  

Dr. Michael Lang